Posted in Sevis pilnveidošana

Ganta diagramma produktīvākam darbam

© Ella Juhņeviča, 2012

Veidojot gada plānus, iesaistoties jaunos projektos vai veicot vairākus svarīgus uzdevumus vienlaicīgi, ir ļoti svarīgi izveidot pareizu un efektīvu stratēģisko plānojumu. Viens no pārskatāmākajiem veidiem, lai rastos priekšstats par visiem veicamajiem darbiem un to prioritāšu sadalījumu, ir Ganta diagramma.

Ganta diagramma ir joslu diagramma, ko 20. gadsimta sākumā izstrādājis Henrijs Gants (Henry Gantt)(1). Tā ir paredzēta projektu grafiku ilustrēšanai un parāda katras darbības vai uzdevuma sākuma un beigu laikus. Šī diagramma parāda darba sadalījuma struktūru un attiecības starp aktivitātēm. Ganta diagramma labi parāda plānoto darbību un reālās norises attīstību, kā arī ir ļoti noderīga pēc projektu slēgšanas, kad ir jāveic paveikta novērtējums.

Projektu plānošana var būt arī koša un krāsaina

Foto no Flickr.com lietotāja Rilind Hoxha

Lai gan Ganta diagrammu var veidot ar programmu palīdzību, piemēram, Microsoft Project, tomēr labāka izpratne par procesa norisi veidojas tad, ja pirmā diagramma tiek radīta manuāli.

Ar ko sākt? Pirmais solis ir izveidot tabulu, kas ietver sevī visas nepieciešamās darbības. Jāzina arī vidējais laiks, ko aizņems katra darbība. Ja tas ir zināms, tabulu sastādīt nebūs nekādas problēmas. Ir formulas, ar kuru palīdzību var aprēķināt optimālo laiku (ņemot vērā optimistisko, pesimistisko un reālistisko laiku), bet šoreiz parādīšu tikai pašus pamatus.

Piemēram, projekta ietvaros ir paredzētas 7 svarīgas darbības, kas ir apzīmētas ar burtiem no A līdz G. Darbības A un B var sākt uzreiz un tās nav atkarīgas ne no kā cita. Savukārt darbību C nevar uzsākt, kamēr darbība A nav pabeigt. Tas pats notiek ar darbību D un citām darbībām. Šīs attiecības ir noteikti jāņem vērā, lai sastādītu optimālu un reālistisku plānu. Attiecības starp darbībām tiek ierakstītas tabulas otrajā ailē. Tad aizpilda tabulas trešo aili, kur ieraksta darbības ilgumu. Jāņem vērā, ka visām darbībām jāizvēlas viena noteikta mērvienība, piemēram, dienas. Tad sāk iezīmēt grafika kopējo ilgumu. Šajā gadījumā, ja darbība A ilgst 4 dienas un darbība C var sākties tikai pēc darbības A pabeigšanas, darbība C sāksies 5. dienā un ilgs 5 dienas. Pēc šīm dienām varēs uzsākt darbību E, kura nevar tikt veikta pirms nav pabeigtas divas darbības B un C. Tā kā darbība C beigsies vēlāk nekā darbība B, tad par darbības E sākumpunktu būs darbības C beigu punkts. Pēc šāda principa iezīmē visas darbības un izveidojas viegli pārskatāms grafiks.

Piemērs Ganta diagrammas veidošanai

Pēc izveidotās diagrammas ir ļoti viegli nosakāms, ka kopējais projekta ilgums būs 17 dienas, ar nosacījumu, ka visas darbības tiks veiktas laicīgi un grafikā noteiktajā secībā. Ganta diagrammas priekšrocība ir tā, ka tā ir samērā viegli modificējama. Ja rodas neparedzēti apstākļi un kāds no projekta posmiem prasa ilgāku vai mazāku laiku, attiecīgos lauciņus var pārvietot. Nopietnos un sarežģītos projektos diagrammas ir krietni sarežģītākas un tās labāk veidot ar speciālas programmatūras palīdzību, bet, piemēram, bibliotēku vajadzībām var iztikt ar ļoti vienkāršu diagrammu, kā šajā piemērā. Šo konkrēto diagrammu es ļoti ātri izveidoju ar Microsoft Excel palīdzību, taču tās var veidot arī uz parastas papīra lapas. Vieglākai modificēšanai var izmantot līmlapiņas vai kādu citu radošu paņēmienu.

Izmantotie informācijas avoti

  1. Gantt chart. In: Wikipedia, the free encyclopedia [online]. Wikimedia Foundation Inc, last updated 2012-02-29 [cited 2012-03-13]. Available: here.
  2. Studiju kursa “Live Project” lekciju pieraksti [nepublicēts materiāls]. University College Birmingham, 2011.

10 thoughts on “Ganta diagramma produktīvākam darbam

  1. Gantt diagramma ir vnk awesome – ļoti noder projektu veidošanā. Tomēr, arī taisot ar Microsoft Excel var izveidot citādāk, vēl līdzīgāk oriģinālajai Gantt diagrammai.😉

    1. Tas gan. Pamācību var ļoti vienkārši atrast internetā. Tomēr gribējās sākumam parādīt pamatprincipu, lai nesabiedētu cilvēkus ar formulu gūzmu😀. Formulās un aprēķinos ir vērts iegrimt tad, ja diagramma ir vajadzīga nopietnā daudzposmu projektā, kurā iesaistīti daudzi cilvēki. Maziem projektiņiem un ikdienas vajadzībām var iztikt ar pašām primitīvākajām metodēm. Lekciju laikā mēs veicām aprēķinus sākumā būvējot un rēķinot posmu kartes un tad manuāli uz milimetru papīra veidojot pašu diagrammu. Pēc tam ievingrinājām roku MS Project programmā.

  2. Ganta diagramma ir ļoti noderīga un ērta lieta. Pašlaik izmantoju to viena projekta vadībā. Ir ļoti svarīgi, ka projektā iesaistītās personas izprot šīs diagrammas principus un ievēro nospraustos termiņus un veicamo darbu secību. Protams, vēl ir nepieciešams ievērot risku vadības principus. Apzināt uz priekšu, kādi riski var aizkavēt konkrēto darbu veikšanu un kā šos riskus novērst.

    Būtu forši, ja kāds varētu padalīties ar optimālā laika aprēķina formulu. Šis vienmēr ir bijis mans klupšanas akmens.

    1. Tā formula parādās Wikipedia saitē, bet ir arī otrs veids, kā sastāda Ganta diagrammu – tur veidojas tāda kā shēma ar dienu aprēķinu. Tas viss ir diezgan sarežģīti. Informāciju par Ganta diagrammu var atrast arī vairākās projektu vadības grāmatās un rakstos no datubāzēm. Pajautā savā bibliotēkā, viņiem vajadzētu būt.

      1. Formulu atradu: (O + 4R + P) / 6
        O – Optimistiskais laiks
        R – Reālistiskais laiks
        P – Pesimistiskais laiks

        Taču problēma ir tā, kā lai viens normāls cilvēks nosaka to optimistisko, reālistisko un pesimistisko laiku. Man liekas, ka tas ir stipri atkarīgs no cilvēka tipa. Es, piemēram, esmu piesardzīga, kad plānoju laiku. Visiem darbiem ierēķinu rezervīti. Taču pazīstu cilvēkus, kuri to pašu darbu var padarīt pat 3 reizes ātrāk. Protams, tehniskiem darbiem laiku var aprēķināt vieglāk nekā radošajiem – teiksim vidējais laiks, lai izrediģētu vienu metadatu ierakstu.

        Vai studiju kursos par šo jautājumu tika stāstīts?

        1. Par Ganta diagrammu – jā (mums bija jāizveido Ganta grafiks digitalizācijas projektam studiju kursa “Digitālās bibliotēkas” ietvaros), par laika plānošanu – nē.🙂

          1. Kādu pieeju jums rādīja? Tas, kas minēts piemērā ir manis pašas veidotais vienkāršojums. Mums lekcijās to visu krietni sarežģīja ar aprēķiniem un secību kartēm.

            1. Nē, mums nebija formulu un aprēķinu, tāpēc mūsu Ganta diagrammas bija aptuveni tādas pašas, kā tev – ļoti vienkāršas.

Izsaki viedokli!

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Mainīt )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Mainīt )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Mainīt )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Mainīt )

Connecting to %s